Политика за поверителност

Администратор на личните данни е: КАПРИКОРЕ Дигитал ЕООД, опериращо платформата Деловод. Адрес: гр. София (1582), р-н Искър, жк. Дружба 2, бл. 265, вх. А, ет. 6, ап. 15. ЕИК: 207393960.

Настоящата Политика за поверителност обяснява как събираме, използваме, съхраняваме и споделяме личните данни, до които имаме достъп при използването на платформата Деловод. Тя съответства на Общия регламент за защита на данните (GDPR) и приложимото българско законодателство.

Деловод обработва два различни вида лични данни, с различна роля за всеки:

Като администратор (controller) — по отношение на данните на самия акаунт: име, имейл, данни за фирмата на счетоводителя/клиента ни, данни за плана и използването на платформата. Ние определяме целите и средствата за обработване на тези данни.

Като обработващ данни (processor) — по отношение на съдържанието на качените от вас фактури, договори и други документи, което включва лични данни на трети лица (напр. имена, ЕГН, МОЛ на физически лица, страни по фактурите). Тук вие (счетоводителят или фирмата клиент) сте администратор, а Деловод обработва тези данни единствено по ваше нареждане, съгласно договор за обработване на данни (DPA) — вижте Договор за обработване на данни.

Данни за акаунта (като администратор): При регистрация — вашето име, имейл адрес, парола (съхранявана в хеширан вид), данни за фирмата и данни за абонаментния план.

Съдържание на документи (като обработващ): Файловете, качени от вас (фактури, договори — PDF, изображения), се обработват от AI за извличане на счетоводни данни. Съхраняваме извлечените данни и оригиналните файлове от името на организацията ви.

Технически данни: IP адрес, тип и версия на браузъра, операционна система, тип устройство.

Данни от използването: Информация за начина, по който използвате платформата — качени документи, генерирани записи, взаимодействия с функциите.

Съгласие: Дата и версия на приетите Общи условия и Политика за поверителност.

Изпълнение на договор (чл. 6(1)(б)): Обработването на данните за акаунта и използването е необходимо за предоставяне на услугите.

Легитимен интерес (чл. 6(1)(е)): Обработваме технически данни за подобряване на платформата, предотвратяване на злоупотреби и бизнес анализи.

Съгласие (чл. 6(1)(а)): При регистрация приемате Общите условия и настоящата политика. За маркетингови съобщения (ако въведем такива) ще разчитаме на отделно, изрично съгласие.

Правно задължение (чл. 6(1)(в)): Обработваме данни за изпълнение на данъчни, счетоводни и правни задължения (напр. срокове за съхранение на счетоводни документи по Закона за счетоводството).

За предоставяне, поддържане и подобряване на услугите.

За AI анализ на качените фактури и генериране на счетоводни предложения.

За подобряване на точността на автоматичното разпознаване (OCR) — когато коригирате предложение на AI, съхраняваме анонимизирана версия на корекцията (без имена и адреси на страните по фактурата). Организацията ви може да откаже участие по всяко време от Настройки → Поверителност и данни.

За комуникация с вас относно акаунта, абонамента и поддръжката.

За откриване, предотвратяване и реагиране на измами и инциденти по сигурността.

За изпълнение на законови задължения и отговор на законни искания от органи.

Не продаваме личните ви данни. За предоставяне на услугата разчитаме на следните доверени под-обработващи:

Supabase, Inc. — база данни, удостоверяване и файлово съхранение. Данните се съхраняват в регион Frankfurt, Германия (ЕС).

Anthropic, PBC — AI анализ на съдържанието на качените документи (Claude API). Компанията е базирана в САЩ.

Vercel, Inc. — хостинг и разгръщане на платформата. Приложението се изпълнява в регион Frankfurt (fra1), компанията е базирана в САЩ.

Resend — доставка на транзакционни имейли (напр. известия от контактната форма, покани за екип). Компанията е базирана в САЩ.

Платежен процесор: Понастоящем Деловод не обработва плащания през платформата. При въвеждане на платени планове ще изберем и обявим доставчик на плащания тук и в Списъка с под-обработващи, преди да е активен.

Пълен, актуален списък с под-обработващи, техните региони и роля — на страница /subprocessors.

Компетентни органи: Можем да разкрием данни при законово изискване или за защита на правата на Деловод.

Supabase съхранява данните в ЕС (Frankfurt) — без международен трансфер. Anthropic, Vercel и Resend са базирани в САЩ; при трансфер на данни извън Европейското икономическо пространство към тях осигуряваме подходящи гаранции, включително Стандартни договорни клаузи (SCC), одобрени от Европейската комисия.

Данните за акаунта се съхраняват докато акаунтът е активен. При изтриване на акаунта ви (чл. 17 GDPR), личните ви данни се изтриват незабавно — вижте раздел 9.

Фактури и договори (счетоводни документи) се съхраняват до 10 години от датата на създаване, съгласно изискванията на Закона за счетоводството, след което се изтриват автоматично.

Данни за контрагенти (клиенти), въведени от организацията ви, се съхраняват докато организацията съществува — те са трайни бизнес записи на организацията, а не лични данни на самия потребител, и не се изтриват автоматично.

Дневникът за одит (audit log) и съобщенията през контактната форма се съхраняват 12 месеца.

Право на достъп (чл. 15 GDPR): Можете да поискате копие от данните, които съхраняваме за вас.

Право на коригиране (чл. 16 GDPR): Можете да поискате коригиране на неточни данни от Настройки → Профил.

Право на изтриване (чл. 17 GDPR): От Настройки → Поверителност и данни можете да изтриете акаунта си необратимо, по всяко време.

Право на преносимост (чл. 20 GDPR): От Настройки → Поверителност и данни можете да свалите архив с всичките си данни в машинночетим формат (ZIP/JSON).

Право на възражение (чл. 21 GDPR): Можете да възразите срещу обработване въз основа на легитимен интерес.

За упражняване на правата, извън самообслужването в приложението, се обърнете към нас на адреса в раздел 1 или на имейл в раздел 12. Ще отговорим в рамките на 30 дни. Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) на адрес: www.cpdp.bg.

Използваме технически необходими бисквитки за поддържане на сесията и удостоверяването. Тези бисквитки са съществени за функционирането на платформата и не изискват съгласие.

При съгласие от ваша страна може да ползваме и аналитични бисквитки, за да разберем как се използва сайтът. Можете да промените избора си по всяко време от линка „Настройки за бисквитки“ във футъра на началната страница.

Прилагаме технически и организационни мерки за защита на данните ви, включително криптирано предаване (TLS), хеширано съхранение на пароли, контрол на достъпа на ниво ред в базата данни (Row Level Security) и одитен дневник на административните действия.

При нарушение на сигурността, което представлява риск за правата ви, ще уведомим съответния надзорен орган в рамките на 72 часа и засегнатите лица без излишно забавяне.

Можем да актуализираме тази Политика за поверителност. Съществените промени ще бъдат съобщени по имейл или чрез платформата поне 14 дни преди влизането им в сила.

КАПРИКОРЕ Дигитал ЕООД (Деловод), гр. София (1582), р-н Искър, жк. Дружба 2, бл. 265, вх. А, ет. 6, ап. 15. ЕИК: 207393960. Имейл: help@delovod.bg