Договор за обработване на данни (DPA)

Този Договор за обработване на данни („DPA“) е между вас — организацията, регистрирана в Деловод („Администратор“) — и КАПРИКОРЕ Дигитал ЕООД, ЕИК 207393960, гр. София, жк. Дружба 2, бл. 265, вх. А, ет. 6, ап. 15 („Обработващ“, „Деловод“). Той урежда обработването на лични данни, съдържащи се в качените от вас фактури, договори и други документи, съгласно чл. 28 GDPR.

Приемайки Общите условия и започвайки да използвате платформата, вашата организация се съгласява с настоящия DPA. Администраторите на организации могат допълнително да го приемат електронно чрез бутона по-горе — записът служи като доказателство за съгласието по чл. 28(3) GDPR.

Предмет на обработването е съдържанието на документите (фактури, договори и др.), които администраторът качва в платформата. Обработването продължава за срока на договора между страните (докато организацията има активен акаунт в Деловод) и приключва при прекратяване, съгласно раздел 8.

Деловод обработва данните единствено с цел: (а) извличане на счетоводни данни от качените документи чрез AI анализ; (б) предлагане на осчетоводяване по НСС; (в) извършване на проверки в Търговски регистър, НАП и VIES; (г) генериране на експортни файлове за счетоводна цел; (д) съхранение на оригиналните документи и извлечените данни за периода на договора.

Субекти на данни: контрагенти на организацията (физически и юридически лица), физически лица, действащи като МОЛ, служители/представители, посочени във фактури и договори.

Категории данни: имена, ЕГН (когато е приложимо за физически лица), адреси, ЕИК/ДДС номера на контрагенти, банкови данни (IBAN), финансови данни от фактури (суми, ДДС, номера), съдържание на договори.

Деловод се задължава да:

(а) обработва личните данни единствено по документирано нареждане на администратора, освен ако е задължен по закон на ЕС или държава членка;

(б) гарантира, че лицата, оправомощени да обработват данните, са поели ангажимент за поверителност;

(в) прилага подходящи технически и организационни мерки съгласно чл. 32 GDPR (криптиране при пренос, контрол на достъпа на ниво ред в базата данни, хеширане на пароли, одитен дневник);

(г) спазва условията за възлагане на под-обработване съгласно раздел 6;

(д) съдейства на администратора при отговор на искания на субекти на данни (раздел 7);

(е) съдейства при осигуряване на съответствие с чл. 32–36 GDPR (сигурност, уведомяване при нарушения, оценки на въздействието);

(ж) при прекратяване — изтрива или връща данните съгласно раздел 8;

(з) предоставя на администратора информацията, необходима за доказване на съответствие, и допуска одити съгласно раздел 9.

Администраторът дава общо разрешение на Деловод да ползва под-обработващи за изпълнение на услугата. Актуалният списък с под-обработващи, тяхната роля, местоположение и гаранции при трансфер е публикуван на /subprocessors и е неразделна част от този договор. При добавяне на нов под-обработващ Деловод ще уведоми администраторите с активно прието DPA по имейл предварително, съгласно чл. 28(2) GDPR, с възможност за възражение.

Основната база данни (Supabase) се намира в ЕС (Frankfurt). Част от под-обработващите (вижте /subprocessors) са базирани в САЩ — за тях прилагаме Стандартни договорни клаузи (SCC), одобрени от Европейската комисия, като подходяща гаранция по глава V GDPR.

Деловод предоставя инструменти в приложението (Настройки → Поверителност и данни) за преглед, износ и изтриване на данни, с които администраторът може директно да отговори на повечето искания на субекти на данни. За искания, надхвърлящи самообслужването, Деловод ще съдейства на администратора в разумен срок при писмено запитване на имейла в раздел 12 от Политиката за поверителност.

При прекратяване на договора между организацията и Деловод, обработваните данни (фактури, договори, извлечени данни) се изтриват или анонимизират съгласно сроковете за задържане, публикувани в раздел 8 на Политиката за поверителност (10 години за счетоводни документи, по законово изискване), освен ако администраторът поиска по-ранно изтриване или има законово задължение за по-дълго съхранение.

Деловод предоставя при поискване информация, необходима за доказване на съответствие с настоящия договор (напр. описание на техническите и организационни мерки). При основателно искане Деловод допуска и съдейства при одити, извършени от администратора или упълномощен от него одитор, при разумни условия и предизвестие, без да разкрива данни на други клиенти.

При нарушение на сигурността на личните данни, обработвани по този договор, Деловод ще уведоми администратора без излишно забавяне, след като узнае за нарушението, с наличната информация за естеството на нарушението, засегнатите категории и приблизителния брой субекти и записи, както и предприетите мерки.

КАПРИКОРЕ Дигитал ЕООД (Деловод), гр. София (1582), р-н Искър, жк. Дружба 2, бл. 265, вх. А, ет. 6, ап. 15. ЕИК: 207393960. Имейл: help@delovod.bg